1.2. Законом Приморского края в области архивного дела и правовым актом муниципального района администрация Пожарского муниципального района может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального района, с передачей необходимых, для осуществления данных полномочий, материально - технических и финансовых средств.
1.3. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация Пожарского муниципального района образует в своем составе структурное подразделение - архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.4. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Пожарского муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью и бланками администрации в установленном порядке, выполняет функции муниципального архива.
1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Приморского края, Уставом Пожарского муниципального района, нормативно-правовыми актами представительного органа Пожарского муниципального района и Главы администрации Пожарского муниципального района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, архивного отдела аппарата Администрации Приморского края и настоящим Положением.
1.6. Положение об архивном отделе утверждается Пожарским районным Советом народных депутатов. В положении закрепляются организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за их реализацию, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются Главой администрации Пожарского муниципального района.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета Пожарского муниципального района и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из краевого бюджета Приморского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации Пожарского муниципального района, в т.ч. полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Пожарского муниципального района);
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. К муниципальной собственности относятся архивные документы:
- органов местного самоуправления, включая документы поселений и
муниципальных организаций;
- хранящиеся в хранилищах архивного отдела.
1.10. Разграничение собственности между муниципальным районом и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципального образования и хранящиеся в архивном отделе Пожарского муниципального района, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.
1.11. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести их к отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.
В случае приватизации муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.
1.12. Администрация Пожарского муниципального района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещён архивный отдел, другим организациям администрация Пожарского муниципального района принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел аппарата Администрации Приморского края;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, представление их администрации Пожарского муниципального района и реализация принятых решений.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Приморского края, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Пожарского муниципального района и Приморского края;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью и хранящихся в архивном отделе, входящих в состав архивного фонда Приморского края, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации Пожарского муниципального района, которыми она наделена временно, до передачи в Государственный архив Приморского края;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Приморского края;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов,
необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел по согласованию с администрацией Пожарского муниципального района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Приморского края поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации Пожарского муниципального района при наличии доверенности.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Пожарского муниципального района, в т.ч.:
- составление списков организаций – источников комплектования архивного отдела и представление их в установленном порядке на согласование в архивный отдел аппарата Администрации Приморского края, и на утверждение администрации Пожарского муниципального района, систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение экспертизы ценности документов, изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации Пожарского муниципального района и поселений, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий органов местного самоуправления в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу в организациях и предприятиях муниципальной собственности;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях- источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Пожарского муниципального района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций – источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) архивного отдела аппарата Администрации Приморского края описей дел постоянного хранения, поступивших от организаций – источников комплектования, и по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в отдел ;
- согласование описей дел по личному составу действующих организаций – источников комплектования Архивного фонда Приморского края;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению организации документов в делопроизводстве в организациях района, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, поселений, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела
по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей с архивными документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в отдел и публикация архивных документов;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архивном отделе, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Приморского края и находящихся на территории района при наделении этими полномочиями администрации Пожарского муниципального района в установленном порядке.
3. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Пожарского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Пожарского муниципального района и архивного отдела администрации Приморского края предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Пожарского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, особо документов, связанных с защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получения льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
3.4. Давать, в пределах своей компетенции, организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Пожарского муниципального района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов обеспечения сохранности документов.
3.7. Ограничивать доступ к архивным документам в неудовлетворительном физическом состоянии, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г. №125 ст.25,ч.2,ч.3.
3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Пожарского муниципального района, архивным отделом аппарата Администрации Приморского края, другими общественными организациями, создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией Пожарского муниципального района, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Архивный отдел возглавляет заведующий. Заведующий и специалист архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Заведующий архивным отделом назначается и освобождается от должности главой администрации Пожарского муниципального района в соответствии с законодательством о муниципальной службе, трудовым кодексом Российской Федерации.
При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации Пожарского муниципального района, а также архивного отдела администрации Приморского края. Акт приема-передачи утверждается Главой администрации Пожарского муниципального района и представляется в архивный отдел аппарата Администрации Приморского края.
4.2. Заведующий архивным отделом:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций;
- докладывает о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в представительном органе Пожарского муниципального района, отчитывается перед администрацией Пожарского муниципального района и в установленном порядке – перед архивным отделом аппарата Администрации Приморского края;
- обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, организует работу в особый период /военное время/ - обеспечивает упаковку, погрузку, транспортировку, охрану, технические работы, устанавливает жесткий режим работы в обеспечении сохранности документов в мобилизационный период;
- работает с описанием документов секретного делопроизводства на основании письма архивного отдела Администрации Приморского края от 05.05.2004 г.
.№ 62/1-17-127
4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией Пожарского муниципального района с учетом рекомендаций архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется Главой администрации Пожарского муниципального района в установленном порядке.
4.5. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы и архивные фонды в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Приморского края в установленном порядке.
Глава администрации
Пожарского муниципального района С.Д. Гаевой
Л.В. Маликова
21-7-84